Quem tem ou pretende abrir um escritório de advocacia precisa prestar atenção em vários detalhes que podem otimizar a rotina no ambiente de trabalho. E uma das questões a considerar é como cuidar dos documentos no escritório de advocacia.
Uma boa gestão deve saber exatamente como manter todos os detalhes organizados. E dentre todas as responsabilidades de um escritório de advocacia, manter todos os documentos organizados é fundamental.
Se você não sabe como fazer isso, vamos deixar a seguir algumas dicas preciosas para que você descubra como cuidar dos documentos no escritório de advocacia, e consiga se organizar de maneira eficiente e funcional.
Descubra aqui como cuidar dos documentos no escritório de advocacia, tornando o ambiente mais organizado e prático
Se tem uma coisa que todo advogado vai ver, e muito, são os documentos. São liminares, cópias de documentação de clientes, cópias de processos. Isso fora toda a documentação que diz respeito ao próprio advogado e sua licença para atuar.
Manter toda essa papelada organizada pode ser uma tarefa difícil, principalmente para quem nunca teve de lidar com um volume tão intenso de burocracia. Por isso você precisa seguir essas dicas de como cuidar dos documentos no escritório de advocacia:
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Digitalização:
Uma ideia é digitalizar todos os documentos que puder. Assim você assegura uma cópia deles, e pode descartar aqueles que não precisem do original.
A maior vantagem da digitalização é que você conseguirá acessar facilmente qualquer um deles. Basta organizar tudo em pastas com nomes claros, e que façam sentido na hora de buscar algum documento em específico.
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Documentos suspensos:
Já para aqueles que precisam ter uma cópia em papel obrigatoriamente, a dica é separar por categorias ou assunto, em pastas identificadas do lado de fora e guardá-los em arquivos suspensos.
Se quiser facilitar ainda mais, identifique cada gaveta de uma maneira que você e todas as pessoas que precisarem acessar possam entender, como divisão por assuntos ou ordem alfabética.
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Armazenamento na nuvem:
Uma ideia que tem tomado cada vez mais conta de todos os escritórios é o armazenamento na nuvem. Nada mais significa do que manter os documentos em uma “nuvem virtual”, que pode ser acessada a qualquer momento. Além de economizar espaço, esse é o modelo de backup mais eficiente e seguro da atualidade.
A organização de seu escritório pode ser um atrativo de clientes
Imagine a seguinte situação: uma pessoa entra em seu escritório para conhecer os seus serviços. Enquanto ela conversa com você, o seu sócio esta ao telefone explicando para um cliente que perdeu a documentação, e por isso atrasou a ação.
Que imagem esse novo cliente vai ficar de vocês? As chances de ele considerar tudo uma grande desorganização são imensas, e com certeza ele vai sair de seu escritório com uma péssima impressão, mesmo que tenha gostado do preço e dos serviços prestados.
Cuidar dos documentos não é somente fundamental para agilizar a rotina e facilitar os processos de trabalho, mas também é um importante dado a respeito dos seus serviços, que poderá atrair ou espantar os clientes.
Crie o hábito de organização, e repasse isso para todos os funcionários
Mas, dificilmente você vai conseguir manter tudo devidamente organizado se o seu sócio, os secretários ou faxineiros também não seguirem essa mesma premissa.
Então é fundamental que as dicas de como cuidar dos documentos no escritório de advocacia devem ser repassadas a todas as pessoas que de fato precisam manusear esse papeis.
- Guarde os documentos na mesma hora:
Um dos principais hábitos que você precisa adquirir é o de guardar na mesma hora os documentos. Isso de “só vou tomar um café” ou “vou responder esse e-mail e depois eu guardo” é com certeza uma grande cilada.
Você vai deixar isso e cima da mesa, alguém pode passar e pegar, e daqui cinco minutos o documento já estará perdido. Então, sempre que tiver um papel importante em sua mão, trate de guardá-lo imediatamente.
- Anexe comprovantes de pagamento:
Sempre se lembre de grampear e anexar os comprovantes de pagamentos juntos aos boletos, notas e cobranças. Assim você consegue assegurar que terá acesso á comprovação se for necessário.
- Organize por ordem cronológica:
Se conseguir criar uma ordem cronológica, você terá muito mais facilidade de acesso. Faça isso com documentos que dizem respeito a sua empresa e também com documentos de seus clientes.
A ordem cronológica torna muito mais fácil uma eventual pesquisa, e ajuda você a entender quais documentos já estão ultrapassados, e que podem eventualmente ser descartados.
Mantenha a produtividade e a qualidade dos seus serviços elevadas com uma boa organização
Como você pode ver, manter a organização é fundamental para que seu escritório de advocacia funcione bem. Por isso saber como cuidar dos documentos no escritório de advocacia é fundamental.
Organizar tudo pode ser uma tarefa difícil no começo, e demandar bastante trabalho. Mas com o tempo o senso de organização se tornará natural, e você fará isso sem grandes dificuldades.
Com os documentos bem cuidados você trabalha com mais segurança e agilidade, além de passar mais credibilidade aos seus clientes. O resultado é um escritório mais eficaz, e pronto para conter a concorrência de maneira prática.
Lembre-se de manter backups seguros de seus documentos. Eles devem ter cópias em lugares diferentes, pois se ocorrer um incêndio, por exemplo, ou um grande assalto, você corre o risco de perder todas as cópias caso mantenha tudo no mesmo local.
Nesse sentido o backup em nuvem é uma grande ajuda. Mas tenha também arquivos impressos em casa ou na casa de alguém de sua extrema confiança.
Pensar em todos os detalhes pode parecer exagero agora, mas diante de uma necessidade soará como um grande alívio. Por isso é melhor se prevenir do que correr o risco de perder papeis que são importantes para a imagem e o funcionamento de seu escritório.
Saber como cuidar dos documentos no escritório de advocacia é também uma prova da seriedade de seu trabalho, e por isso você deve considerar essa questão a devida atenção.