Não importa o segmento, o público-alvo ou a localização: toda empresa precisa lidar em algum momento com papéis e documentos. E se não há uma preocupação com esse tema, será normal ver os papéis se multiplicando dentro da organização.

Os papéis e documentos da sua empresa merecem cuidados especiais assim como os demais assuntos que você certamente trata diariamente. E existem algumas razões para esse cuidado específico.

Em primeiro lugar, porque não cuidar da papelada por converter algo simples em uma verdadeira dor de cabeça. Que empreendedor nunca ficou doido atrás de um documento que não fazia ideia de onde estava? Se tudo estiver organizado, esse problema passa a não existir.

Depois porque, claro, alguns desses documentos irão conter informações importantes ou sigilosas. É importante mantê-los em condições de uso futuro para mitigar riscos ao negócio.

Se você costuma enfrentar problemas quanto o assunto é esse, confira a seguir 4 maneiras eficazes de armazenar papéis e documentos da sua empresa.

1- A chave do sucesso está na organização

O pior que pode acontecer na rotina de uma empresa é a bagunça. Estar desorganizado pode influenciar um dia inteiro de trabalho apenas para resolver determinada situação – o que evidentemente compromete outras atividades.

Se você está na dúvida sobre a organização da sua empresa pergunte-se sobre a última vez que precisou parar tudo (e até um departamento inteiro) em busca de um documento específico. Caso não se lembre, é possível que você esteja no caminho certo.

A verdade é que a maioria das empresas passa repetidamente por situações desse tipo – o que é terrível. No exemplo dado estamos falando de um documento desejado pelo próprio dono da empresa e que eventualmente poderá esperar um pouco mais para achar o documento.

Entretanto, imagine situações em que a apresentação seja considerada urgente. É o caso, por exemplo, de um fiscal trabalhista buscando informações sobre um processo específico. Não ter o documento prontamente em mãos pode se converter em um grande problema (inclusive financeiramente).

Organizar arquivos assemelha-se muito com fazer um seguro. Quando você não precisa certamente tem vontade de não fazer um, porém quando ele se faz necessário você agradece por ter fechado um plano. O mesmo vale para os seus arquivos.

Portanto, não poupe esforços na hora de manter os arquivos em ordem nem que para isso seja necessário contratar uma pessoa específica (pode ser um estagiário ou um jovem aprendiz, por exemplo).

2- Atente-se para o período de cada documento

Existe sempre uma razão para que um documento seja armazenado fisicamente. Via de regra, o motivo é justamente a comprovação de alguma situação – e, claro, eles não devem ser guardados por toda a vida.

A desorganização costuma ser tanta que algumas empresas guardam documentos que nem possuem mais validade, apenas inchando os seus arquivos e tornando o trabalho de controle mais complexo do que realmente deveria ser.

O ideal é verificar a validade de cada tipo de documento para mantê-lo o tempo que for necessário dentro desse prazo. Alguns são atemporais e devem ser mantidos sempre bem cuidados. É o caso de garantias, recibos de declaração do imposto de renda e certidões.

Outros pedem duração de cinco anos como tributos pagos, contas de residência fixa (água, telefone ou luz, por exemplo) e demais despesas recorrentes que foram pagas pela empresa.

Também se deve ponderar a existência de contratos (quando aplicáveis). Você tem uma locação de um imóvel? Guarde todos os comprovantes de pagamento na empresa até que ele seja encerrado. É bom para evitar problemas com o locatário.

Cabe ressaltar que esses documentos mais importantes não precisam ficar dependentes da sua via física. O ideal é que você digitalize, agilizando o processo de encontro e até de envio quando forem solicitados. De qualquer forma, o ideal é manter a via original já que em alguns casos eles podem ser exigidos.

O objetivo dessa dica é evitar o acúmulo de material desnecessário que acaba apenas inflamando o seu arquivo. Faça uma limpa periódica desses documentos (semestralmente ou anualmente já está bom).

3- Organize por temas

Algumas empresas criam um armário para arquivos e começam a jogar todos os documentos e contratos nesse local, sem grandes preocupações com o futuro. Com o passar do tempo, porém, o acúmulo de material faz desse processo uma verdadeira dor de cabeça.

O ideal é que exista uma preocupação com isso desde os primeiros dias da empresa. Organize seus arquivos por temas e categorias, preferencialmente usando pastas que facilitem ainda mais a hora de encontrar os documentos no dia-a-dia.

Esse é um processo especialmente útil para empresas ou setores que possuem muitos documentos. É o caso do seu RH, por exemplo, que precisará lidar com inúmeros documentos de colaboradores. Imagine quantos papéis terão esse arquivo após dez ou vinte anos de funcionamento.

Preferencialmente organize os documentos também em ordem alfabética. Você (ou o responsável pelo arquivo) pode até saber encontrar documentos de uma forma diferente, mas não fará isso a vida toda. E quando alguém assumir a função? A maneira mais fácil de repassar é deixando em ordem alfabética.

4- Digitalize tudo

Mesmo pensando em documentos físicos, você deve digitalizar tudo que for possível. Isso ajuda demais a manter os documentos em ordem e evitar problemas com bagunças.

Isso porque naturalmente que serão raras as vezes em que será realmente necessário usar do documento original na sua rotina. Na enorme maioria das oportunidades uma versão digitalizada já resolverá o problema.

Uma vez que você precise acessar menos o seu arquivo, menores as chances de algo se perca ou apresente algum tipo de problema. Além disso, os processos poderão ser executados de maneira mais ágil já que não haverá necessidade de deslocamento e procura manual.

Seguindo essas quatro dicas simples, será fácil armazenar os papéis e documentos da sua empresa. Você verá que não é nada tão complexo quando tomamos alguns cuidados básicos.

A sua empresa certamente tem processos mais importantes para tomar tempo e preocupação do que documentos e papéis. O cuidado aqui é básico, mas não pode ser sonegado para evitar dores de cabeça.