Para quem ainda não sabe, a gestão documental é a forma de armazenamento correta de informações relevantes para um melhor funcionamento da empresa. Sendo assim, conheça os indicadores de que sua empresa precisa de uma gestão documental.

Normalmente, a gestão de documentos é um grupo de tarefas e processos que são realizados para uma maior eficácia e economia de tempo no momento da necessidade de utilizar os mesmos. Ou seja, são procedimentos que proporciona facilidade de manuseio dos documentos na hora de usá-los.

Assim, é importante que a empresa desenvolva uma elaboração, onde o fluxo, o uso, a avaliação e o arquivamento estejam sempre muito bem atualizados e armazenados.

Por isso, é importante separar os documentos que não estão mais em atividade, para que sejam arquivados, e os documentos que são usados com certa frequência.

Saiba mais sobre os 3 Indicadores de que sua empresa precisa de uma gestão documental

Os indicadores de que sua empresa precisa de uma gestão documental possui como principais objetivos uma melhor administração dos documentos durante a fase corrente e intermediaria.

Assim, a gestão de documentos é uma prática e solução simples para consulta e organização de documentos em formato eletrônico, os quais são armazenados informações que são facilmente encontrados e trocados por diversos funcionários da empresa.

Por isso, dentro de qualquer empresa é extremamente importante  permitir o rápido acesso e compartilhamento de documentos, o que proporciona muitas vantagens e simplifica diversos processos de negociação.

Além disso, a gestão documental é utilizada para outras soluções, principalmente em relação a e-mails, digitalização e fax, o que permite a gestão de todos para tenham acesso as informações relevantes e de importância para a empresa.

Quais são os 3 indicadores da necessidade de uma gestão documental?

Assim, para que a empresa identifique quando é necessário realizar a gestão documental é importante que ela conheça abaixo os principais indicadores, os quais mostram a necessidade de investimento nessa metodologia.

1º Indicador: primeiramente, um dos indicadores mais simples e comum atualmente nas empresas é em relação ao amontoamento desordenado de diversos documentos, principalmente quando as empresas notam que não existe mais espaço para armazenar os seus papéis.

Assim, isso indica da necessidade de se contratar alguém que possua especialização nesta área e seja capaz de possibilitar determinado espaço para assim ocasionar uma melhoria na empresa, principalmente no que diz respeito à produtividade da mesma.

2º Indicador: o segundo indicador é em relação a não eficiência da administração da empresa, pois se a falta de organização dos documentos faz com que os processos se tornem devagar, isso pode ser um enorme problema para a produtividade da mesma.

Assim, é importante deixar as documentações sempre muito bem organizadas e de fácil acesso a qualquer momento, pois isso torna os procedimentos muito mais simples e rápido.

3º Indicador: por fim, o terceiro indicador se trata sobre a segurança que é se obter uma gestão documental, pois as informações confidenciais das empresas são seu maior bem, e devem sempre ter cuidados. Por isso, a segurança das informações devem sempre ser levadas em consideração como algo valioso.

Dessa forma, é possível notar que existem diversos pretextos para que você procure utilizar uma gestão documental na sua empresa.

Qual o objetivo da gestão documental?

Como dito anteriormente, a gestão documental é algo muito importante para uma empresa. Assim, conheça a seguir quais são os seus principais objetivos.

  • Proporciona uma melhor produção, administração, controle, economia e eficiência dentro da empresa. Além disso, ocorre uma melhor facilidade no momento de elaboração, arquivamento e gerenciamento, além de reduzir o tempo de procura de determinados documentos e promover uma economia sustentável.
  • A gestão documental tem ainda como objetivo tornar a recuperação de informações muito mais viáveis, principalmente pelo uso de softwares, os quais fazem com que a localização e uso das informações sejam eficientes devido às ferramentas de busca.
  • Além disso, garante que os arquivos considerados importante estejam sempre muito bem organizados, e otimiza a utilização das informações.

Qual a importância da gestão documental?

A gestão ambiental é então uma ferramenta de extrema importância para o universo empresarial. Assim, ela procura incluir normas e processos que possibilitam o armazenamento de documentos em diferentes suportes, principalmente de acordo com os prazos que são definidos pela legislação.

Com isso, é abrangida por procedimentos e fases técnicos que incluem desde a elaboração, armazenamento e descarte de documentos, até os processos de preservação e conservação na intenção de proporcionar as informações da empresa.

Desse modo, a gestão documental é algo fundamental para o planejamento de qualquer empreendimento e atividades para que não exista o acúmulo de documentos sem necessidades, principalmente em relação a prazos.

Assim, isso garante uma enorme contribuição para uma maior e melhor racionalidade dos recursos humanos, tecnológicos e financeiros, além de uma enorme transparência da administração dos setores sejam eles privados ou públicos.

A gestão documental é então um meio extremamente eficaz capaz de praticar certa interdisciplinaridade, pois a comunicação e o envolvimento das diversas áreas dentro de uma empresa é fundamental para a imagem da empresa.

Benefícios da gestão documental

Ao realizar o uso da gestão de documentos, o empresário terá inúmeros benefícios, que são:

  • Maior aumento da produtividade, o que proporciona uma maior agilidade no desenvolvimento de atividades diárias da empresa.
  • Ocorre certa diminuição dos espaços destinados a armazenamento de documentos.
  • A gestão de documentos é capaz de proporcionar uma diminuição dos custos e uma melhor gestão financeira da empresa.
  • Ocasiona no melhor controle, rastreabilidade e confidencialidade dos documentos.
  • Ocorre ainda uma simplificação no momento de identificação e o descarte de documentos desnecessários.
  • Por fim, promove certa facilidade no momento de decisões e da gestão empresarial de uma forma geral.

Portanto, com os indicadores de que sua empresa precisa de uma gestão documental e com o constante avanço tecnológico é possível notar a necessidade das empresas em realizar uma melhor gestão dos documentos e das informações.

Além disso, é possível que você consiga um melhor retorno, pois consegue diminuir inúmeros fatores que garantem maior rapidez e produtividade.