DESCUBRA TUDO SOBRE DESCARTE DE DOCUMENTOS

Se você já acompanha o nosso blog há algum tempo, já deve saber da importância que os documentos têm para uma empresa e do cuidado que se deve ter na manipulação deles.

Você já ficou perdido (a) por possuir uma grande quantidade de papel no seu local de trabalho e não soube o que fazer? Este é um problema comum em muitas empresas, pois poucos sabem que a maioria dos documentos após o período obrigatório de guarda previsto por lei pode e devem ser descartados.

A Importância do descarte da papelada

Lidar com papéis na rotina de trabalho não é uma tarefa fácil, por isso é sempre importante fazer o descarte de documentos. A quantidade de papéis que se acumulam muitas das vezes acaba se tornando prejudicial para a produtividade dos funcionários. Por conta disso, muitas pessoas acabam optando por fazer a digitalização dos documentos físicos. Mas será que depois da digitalização posso fazer o descarte de documentos imediatamente?

Essa situação é mais complexa do que a maioria julga. Para que o descarte de documentos não impacte negativamente na sua Instituição, é importante que seja feita uma avaliação de forma ampla, para que o processo não traga problemas maiores para a organização do seu escritório.

Nesse artigo, vamos te mostrar fatores importantes sobre descarte de documentos que ninguém te conta.

Como funciona o descarte de documentos?

Existem diversas normas relacionadas ao descarte de documentos, porém, nem sempre elas são claras, o que deixa margem para dúvidas quanto à legalidade do original. Por essa razão, é muito importante que seja respeitado o prazo de guarda de cada tipo de documento para que seja resguardado apenas o que realmente for necessário.

A maior preocupação das organizações é em estar amparada legalmente quando algum documento for solicitado. Em alguns casos mais complexos, você pode contar com a ajuda de um advogado para que esse profissional possa te passar todas as orientações necessárias para que você realize em descarte de documentos de maneira segura.

Quem é responsável pelos documentos?

Responsáveis pelos documentos.
Responsáveis pelos documentos.

Toda instituição dispõe de uma área específica na qual uma ou um grupo de pessoas são as responsáveis pela tramitação das informações. Geralmente, é esse setor que produz a maior parte dos documentos dentro da empresa.

Essa equipe deve estar treinada para manter o sigilo de todas as informações que são impressas, bem como ter todo o cuidado com esses documentos. Na maioria das vezes também serão esses profissionais que realizarão o descarte dos documentos no tempo oportuno. Por essa razão, é indispensável que haja organização e cuidado em todo o tempo de utilidade desses papéis. O mesmo vale para os documentos digitais que são cada vez mais utilizados nas instituições.

Quando devo digitalizar os documentos?

Falando em documentos digitais, também é importante frisar que esse tipo de documento é uma forma de lhe resguardar quando for necessário fazer o descarte de documentos físicos. Entretanto, é preciso estar atento a algumas normas, pois em alguns casos para manter a validade do documento digital, será necessário realizar uma certificação digital na assinatura, de modo que garanta a integridade jurídica do mesmo, podendo posteriormente ocorrer o descarte do arquivo físico.

Como realizar corretamente o descarte dos documentos?

Após realizar todas as avaliações com relação aos documentos, chegou a hora de fato de eliminar os documentos físicos. É exatamente nessa hora que muitas empresas comentem grandes equívocos.

Para eliminar documentos, seja empresariais ou pessoais, é preciso muita cautela. Apenas rasgar e jogá-los na lata do lixo nunca foi e nunca será uma boa opção. Para quem não sabe, o Brasil está na lista dos países onde mais ocorrem falsificações de documentos exatamente pelas pessoas não terem o devido cuidado com as suas informações.

Por essa razão, o descuido com as informações contidas nos documentos que estão sendo eliminados pode custar muito caro para a sua empresa.

Para realizar o descarte de documentos corretamente, o uso de uma fragmentadora de papel é indispensável. Apenas o uso desse equipamento garante que os dados contidos no papel fiquem ilegíveis.

O serviço de descarte de documentos pode ser tanto realizado internamente quanto externamente, com a contratação de uma terceirizada.

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