4 DICAS PARA ARQUIVAR DOCUMENTOS EMPRESARIAIS

Os documentos empresariais precisam ser mantidos e organizados dentro do ambiente de trabalho. Para que isso aconteça de forma eficaz, realizar o arquivamento correto desses documentos é essencial.

Assim como outros processos, as técnicas de arquivamento de documentos precisam ser revistas atualizadas para otimizar a rotina. Para contribuir com essa organização, separamos  abaixo 4 dicas para arquivar documentos empresariais.

 

Defina o local de arquivamento

Muitas empresas atuam em pequenos escritórios que não possuem de um local específico para o arquivamento de documentos. Isso pode acarretar sérios problemas para as empresas, como por exemplo, a perda de dados importantes.

Para arquivar documentos empresariais da maneira certa é preciso usar um espaço separado para dispor armários ou prateleiras, onde possam ser colocadas as pastas de documentos. Caso, não haja uma sala específica, opte por contratar um serviço terceirizado de arquivamento de documentos.

 

Classifique os documentos

Antes de começar a arquivar documentos empresariais é imprescindível que os mesmos sejam classificados de acordo com sua categoria. Essa classificação deve conter itens como:

  • Nome
  • Setor
  • Assunto
  • Data
  • Responsável

Fazer essa classificação no arquivamento de documentos físicos exige tempo e muita atenção da parte do encarregado para que os papéis não se misturem ou acabem sumindo. O ideal é direcionar uma equipe para realizar essa tarefa de maneira mais assertiva e ágil.

 

Restrinja o acesso aos documentos arquivados

Ao arquivar documentos empresariais, os responsáveis pela área documental deve restringir o acesso de funcionários a essa papelada. Essa prática apesar de simples é muito importante para evitar vazamento de dados e fraude dentro da instituição.

 

Migre para o arquivamento eletrônico

Sabe-se que alguns documentos precisam permanecer na sua versão física por toda vida para manter a sua validade. Entretanto, alguns documentos podem e devem se digitalizados para facilitar o acesso às informações contidas nele, bem como evitar o acúmulo de papel.

O arquivamento eletrônico é indicado para qualquer empresa, pois otimiza o trabalho cotidiano, além de economizar os gastos com impressão.  Apesar de poderem ser digitalizados, documentos como certidões, certificados de posse ou contratos vigentes/ou de até 30 anos de término, não devem ser descartados em nenhuma hipótese.

Outras vantagens em digitalizar os documentos são:

  • Facilidade de duplicação dos documentos;
  • Possibilidade de transferência de dados;
  • Diminuição no número de fraudes;
  • Maior resistência ao envelhecimento e deterioração do papel.

Conclusão

Além de seguir todos os passos acima é importe lembra-los de conferir sempre a Tabela com o Tempo de Guarda de Documentos para saber por quanto tempo será necessário guardar determinada papelada. Como conclusão, ao eliminar documentos inúteis, você consegue liberar espaço para arquivar novos documentos empresariais com maior organização.

 

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