3 DICAS PARA REALIZAR O GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS HOSPITALARES

Quem trabalha com documentos hospitalares sabe o quanto é grande a quantidade de papéis que são produzidos diariamente. Esse amontoamento de papéis ocorre pelo alto número de pacientes que frequentam diariamente clinicas e hospitais.

A anos atrás todos os documentos hospitalares produzidos tinham que ser mantidos guardados dentro do próprio hospital, o que dificultava a organização gravemente. Com a tecnologia cada vez mais avançada, esse problema tem se dissipado. Atualmente, a maioria dos hospitais já adota o arquivamento digital, no qual podem armazenas todos os dados dos pacientes de maneira totalmente digital.

Seja no ambiente físico ao no digital, os documentos hospitalares precisam ter um gerenciamento adequada para que as informações necessárias estejam à disposição, sempre que requeridas.

Sendo assim, separamos nesse artigo algumas dicas importantes para quem busca realizar um melhor gerenciamento dos documentos hospitalares.

 

Use prontuários eletrônicos

O prontuário eletrônico já é utilizado a bastante tempo, pois foi o primeiro a ser implementado na tecnológica relacionada à gestão de documentos hospitalares. Esse é um recurso que demanda muita organização dos processos gerenciais.

O prontuário médico conserva não apenas o histórico do paciente, mas toda a documentação e as informações referentes aos cuidados médicos aos quais ele se submeteu. Por essa razão é necessário ter muito cuidado para que essas informações não sejam perdidas e nem se misturem com a de outras pacientes. Além disso, deve-se ter total sigilo com as informações contidas nesses prontuários, pois elas não podem ser repassadas para nenhuma finalidade, sem anteriormente ser autorizada pelo próprio paciente.

Ao passar as informações físicas para o digital é necessário manter por algum tempo os papéis. Após o período de guarda, é importante descartar de maneira segura esses documentos, utilizando preferencialmente uma fragmentadora de papel.

 

 

Utilize um software de gerenciamento

O famoso GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) é importantíssimo para ajudar no controle dos documentos digitais dos pacientes. Por meio desse software é possível, por exemplo, armazenar registros  de consultas e medicamentos receitados.

O GED costuma ser bastante indicado para gestão de documentos  por oferecer segurança aos pacientes e agilidades para os funcionários que manipulam essas informações.

 

 

Faça Microfilmagem

Para os hospitais e clinicas que necessitam manter os documentos físicos dos pacientes por um período maior do que o indicado, uma boa opção é investir na Microfilmagem. Para quem não sabe,  a microfilmagem é um método de gerenciar e armazenar informações por meio da captação de imagens dos documentos por um processo fotográfico.

Entretanto, O volume e tamanho dos arquivos são reduzidos consideravelmente através da microfilmagem. Se a intenção é reduzir o peso desses arquivos, esse método de armazenamento prático e eficiente.

A grande vantagem do processo de microfilmagem é que a legislação em vigor confere autenticidade, integridade e legalidade às imagens dos documentos microfilmados, permitindo a substituição do suporte em papel. Sendo assim, você pode fragmentar os documentos em papel e mantê-los em microfilme.

 

Conclusão

Antes de seguir qualquer um dos passos acima é essencial valorizar a organização e o cuidado com esses documentos, pois assim como outros são insubstituíveis. Todos os hospitais e clinicas tem responsabilidades sobre os documentos e fichas dos pacientes. A automação e a otimização dos processos médicos e administrativos surgiram exatamente como forma de facilitar o cumprimento dessas obrigações. Por essa razão, utilize esse benefício a favor da gestão do seu negócio.

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