A cada dia os documentos digitais passam a ser mais utilizado no ambiente corporativo e com isso, o armazenamento em nuvem vai ganhando mais espaço. Seja para arquivar um e-mail, contratos ou faturas, esse mecanismo de armazenamento on-line tem facilitado a vida de vários empresários por se tratar de um forma rápida e segura de arquivar documentos importantes.
Para quem ainda não sabe, no armazenamento em nuvem os documentos deixam de ser colocados em servidores físicos próprios e passam a ser armazenados em servidores de terceiros, como os do Google ou Microsoft, por exemplo.
Nesse artigo, vamos apresentar 4 bons motivos para armazenar documentos na nuvem e assim, contribuir na diminuição dos custos financeiros e desperdício de papel da sua empresa.
Maior Praticidade
Lidar com arquivos digitais é muito mais prático e barato do que com documentos físicos. O uso do papel sempre será necessário dentro das empresas, porém o seu uso pode ser reduzido consideravelmente. Além da economia financeira, a diminuição do uso do papel ajuda na liberação de espaço físico.
Com os documentos digitalizados, fica muito mais fácil de compartilhar arquivos com outros membros da equipe. Outrossim, a tramitação dos documentos fica muito mais ágil, visto que é possível alterar informações e repassá-las de maneira simples, sem necessidade reimpressão.
Mais Segurança
Documentos empresariais precisam de muito cuidado para não serem furtados por pessoas mal intencionadas. O acesso não autorizado de arquivos confidenciais podem gerar graves prejuízos financeiros e também para a reputação da empresa.
O armazenamento em nuvem garante a segurança dos dados, pois possuem recursos que garantem a integridade dos dados. É possível criar limite de acessos a documentos, o que resguarda as informações confidenciais. Também há a opção de disponibilizar os arquivos em mais de um servidor para evitar a perda de arquivos.
Preservação de informações
Você provavelmente já nos ouviu falar sobre o tempo de guarda de documentos. Alguns documentos devem permanecer guardados por mais de 30 anos, ou até mesmo por toda vida. Esses documentos requerem um local adequado para permanecerem armazenados. Infelizmente, nem todas as empresas possuem um local viável para alocar esses papéis. Como conclusão, muita coisa acaba se perdendo ou se deteriorando rapidamente.
Com o armazenamento na nuvem, os documentos podem permanecer armazenados por tempo indeterminado, sem ocupar espaço físico. Além disso, esses documentos poderão ser acessados facilmente, de qualquer dispositivo, bastando apenas possuir login e senha.
Maior Mobilidade
Assim como falamos no item acima, o armazenamento na nuvem trouxe muitas facilidades para o usuário. Uma dessas vantagens é a mobilidade, que permite que as pessoas que têm acesso à conta possam verificar os arquivos a qualquer hora e em qualquer dispositivo.
Com essa facilidade é possível trabalhar remotamente com maior tranquilidade, tendo acesso fácil a todas as informações relacionadas ao negócio. Além de permitir a consulta de documentos, também é possível realizar ações estratégicas, como o envio de propostas comerciais ou de contratos prontos para serem assinados.
Conclusão
Apesar de ser impossível e extinção completa do papel nas rotinas administrativas, o investimento em armazenamentos na nuvem pode agregar muitos benefícios e contribuir positivamente para o bom andamento dos processos empresariais.
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