Documentos são indispensáveis para viver em sociedade. Para cada passo novo que der em sua vida, irá adquirir um novo documento. Ao nascer, é emitida a certidão de nascimento; ao completar 18 anos é obrigatório que a pessoa possua título de eleitor para ser considerada como cidadão; ao entrar em uma instituição de ensino é criada mais uma porção de documentos que o estudante carregará para o resto de sua vida com seu histórico escolar; em um casamento passa a existir a certidão de casamento. Estes foram apenas alguns documentos que uma pessoa é capaz de adquirir ao longo da vida.

1. Documentos Físicos

Estes são indispensáveis para a pessoa, física ou jurídica, pois desde o nascimento de um indivíduo são necessários documentos que comprove aonde ele nasceu, quando, quem são os pais, etc. Se já no início da vida é acumulado um grande número de documentos, imagine em uma vida inteira a quantidade de documentos que apenas uma pessoa pode ter.

Por mais que existam tecnologias avançadas, há ainda alguns documentos que têm indispensavelmente que existir no mundo físico para provar sua originalidade. Isto se vê muito em empresas que são registradas regularmente, pois neste caso os documentos têm que ficar guardados por alguns anos, até que a lei diga que podem ser eliminados estes documentos. Ainda que exista uma tecnologia capaz de copiar todos os dados em pouco tempo, os documentos originais terão que ficar guardados por alguns anos.

Há teorias de que em alguns anos será tudo digital, eliminando alguns documentos físicos que hoje são obrigatórios. A humanidade já vive na era digital, onde se pode comprar qualquer coisa com um simples pedaço de plástico, o qual chamamos de cartão de crédito. Este se encontra no meio termo entre documentos físicos e documentos digitais, pois apesar de ser um meio virtual de efetuar compras, é necessário que ele exista fisicamente.

Prós:

Muitas pessoas, apesar de ter acesso à tecnologia avançada, preferem ter seus documentos guardados fisicamente, pois acreditam que nada supera o poder de um documento em papel.

Ainda não chegou uma era completamente virtual, portanto é possível que alguém ainda te solicite um documento físico e original. Se você for conservador e preferir os documentos físicos, isso será mais fácil, pois terá eles em fácil acesso, talvez guardados em uma pasta ou gaveta na sua casa.

Algumas pessoas erram ao acreditar que a tecnologia tem solução para tudo. Quem nunca passou nervoso ao solicitar um benefício ou alguma documentação? Para poder possuir passe escolar, por exemplo, são necessários vários documentos como comprovante de residência, comprovante de matrícula, comprovante de renda, entre outros documentos, lembrando que é necessário ter sempre o documento original e a cópia. E a dor de cabeça de uma pessoa que consegue uma bolsa de estudos? Para comprovar que ela recebeu aquele benefício de fato, antes de realmente ter acesso a ele é necessário apresentar muitas folhas de documentos até poder iniciar seus estudos. Os documentos físicos têm grande importância atualmente, pois é praticamente impossível fazer algo sem eles. Enquanto absolutamente tudo não for virtual, será necessário o uso destes documentos.

Contras:

As ciências têm tentado cada vez mais, criar ferramentas, máquinas, materiais e métodos que possibilitem uma maior conservação do meio ambiente, porém ao utilizar pilhas e pilhas de documentos físicos o meio ambiente é gravemente agredido.

Se você guarda seus documentos somente no mundo físico, há uma grande chance de perdê-los, e depois para conseguir segunda via de documentos pessoais, sabe-se que precisa passar por um caminho enorme chamado burocracia. Enquanto se você possuir este documento salvo virtualmente, facilitará sua vida caso no futuro perca o seu documento físico.

2. Documentos Digitais

A tecnologia trouxe uma nova forma de organizar documentos, uma forma digital. Este método transformou de forma significativa os processos de organização de documentos, tanto na área pessoal quanto na profissional.

Os próprios computadores atualmente vêm com pastas separadas para cada tipo de arquivo, como fotos, músicas, vídeos, planilhas, entre outros. Manter estas pastas organizadas facilita muito na hora de procurar um documento.

Existem programas de todos os tipos nos aparelhos eletrônicos para criar um documento e salvá-lo ali mesmo, sem ter o trabalho de se quer levantar da cadeira.

Prós:

Estes documentos digitais colaboram com o meio ambiente, pois ao invés de serem emitidas centenas de folhas para uma documentação, agora basta um clique para ter as informações ao seu alcance.

Espaço sempre foi um problema em relação aos documentos, pois é comum pensar aonde guardar seus documentos de forma segura. O computador é uma boa saída, pois existe a possibilidade de escanear estes documentos e depois guardá-los em outro lugar. Uma empresa tem um problema maior ainda, pois se trata de milhares de documentos que devem ser guardados por aproximadamente cinco anos (varia conforme o porte da empresa), e os donos de empresa se preocupam onde guardar tantos documentos acumulados. Neste caso também é possível fazer o escaneamento destes documentos e por fim guardar os documentos físicos em um cofre ou em um Box de uma empresa especializada em armazenamento de documentos físicos.

Existem também aplicativos e programas capazes de fazer o armazenamento e organização de documentos automaticamente, o que é mais prático ainda para quem não tem tempo suficiente para organizar de acordo com seu próprio gosto.

Contras:

Juntamente com a tecnologia, cresce a ambição de pessoas que utilizam de má fé para possuir informações alheias. O armazenamento digital de documentos facilita grandemente na organização dos mesmos, mas este método é passível de violação do sistema por hackers. Se o titular dos documentos não houver tomado as devidas precauções, ele certamente terá seus dados roubados. Tendo em vista isso, seu computador ou qualquer outro lugar virtual que armazene seus documentos, sempre necessitará de manutenção feita por um técnico de informática para garantir que seus documentos estejam a salvo.

Outra falha na tecnologia é que, se seu computador não estiver em dia ou devidamente equipado, ao sofrer uma pane o seu computador perderá todos os documentos salvos.