Reuniões costumam sempre lembrar algo dos filmes, não é mesmo? Aquelas pessoas todas sentadas com feições de sérias, em um ambiente extremamente sério e muitas outras coisas cinematográficas, certo? Bem, tire logo isso aí da sua cabeça, na vida real a coisa é um pouco diferente.
A reunião é um mecanismo utilizado para reunir, juntar, diversas pessoas com algum objetivo em pauta, visando resolver esse problema. É muito utilizada por empresas, grupos de estudos, instituições de ensino, estudantes em geral, etc. Acaba sendo o mecanismo ideal para resolver problemas pontuais ou efetuar discussões, pois todos ali devem estar concentrados naquele tema específico.
Sendo assim, se você, sua empresa ou seu grupo, têm uma necessidade de resolver algum problema, ou até mesmo fazer um informativo mais complexo, você definitivamente precisa fazer uma reunião. Mas como fazer? Hoje você vai aprender de forma simples e prática o que é necessário para realizar uma reunião organizada e eficiente.
1. Defina os Objetivos
O primeiro ponto para fazer uma reunião ter sucesso, é pensar, se realmente é necessário realizar uma. Sei que pode parecer uma pergunta boba, mas muitas vezes as supostas grandes e complexas pautas e informações, podem ser resolvidas por e-mail, Whats App ou rapidamente no Skype. Por isso, se pergunte se o assunto é complexo a ponto de convocar uma reunião.
Se você perceber que isso é realmente necessário, defina os objetivos dessa reunião: elenque os problemas, quais soluções precisam, sobre o que vão falar, qual informativo deseja expor. Após fazer isso, anote tudo em um papel e utilize-o na reunião, para manter o foco e organizar melhor a reunião.
2. Divulgue a Pauta da Reunião
Os participantes da reunião devem saber antecipadamente o que será tratado na reunião. Assim serão evitadas aquelas perguntas antecipadas, aqueles assuntos que serão tratados numa próxima reunião, ou questões que não dizem respeito ao tema.
O compartilhamento da pauta de reunião ajudará a manter o foco na realização da mesma e facilitará o entendimento do tema.
3. Lidere a Reunião
Como já dito anteriormente, a reunião deve ser pautada nos objetivos. Além disso, ela deve estar a princípio, restrita aos objetivos, sem permitir que fuja demasiadamente da proposta, do contrário, a reunião tomará rumos diferentes do que se havia planejado, e a pauta principal ficará esquecida!
Pensando nisso, toda reunião precisa de um líder. Deve ter alguém responsável por guiar, dirigir e chamar a atenção para a questão central, quando houver assuntos paralelos. Uma reunião “muito livre” acaba por não tratar daquilo que é realmente necessário, ou no mínimo não com tanta seriedade e foco como deveria ser. Além disso, a dispersão do foco temático da reunião pode fazer com que o tempo do concílio se estenda além do prazo estipulado, tornando-o cansativo e improdutivo.
4. Seja Claro
Quando se marca uma reunião, ela precisa ter objetivos claros, metas específicas e possíveis soluções para o problema. No entanto, a reunião não deve ser clara somente para quem lidera a reunião, mas também deve ser clara para quem participa. Ainda no início da reunião, você precisa informar tudo àquilo que será tratado no decorrer da reunião. Diga o motivo da convocação para essa reunião, que temas serão abordados e o que se espera ao fim da reunião. Assim ficará fácil para todos colaborarem e compreenderem melhor.
5. Determine o Tempo de Reunião
Muitas reuniões se tornam demasiadamente longas é exaustivas pela falta de organização do líder e dos participantes. É essencial que você determine previamente a duração da reunião e de preferência, não ultrapasse duas horas. Existem muitos temas complexos, que ultrapassam esse tempo, porém, se não for possível dividir o tema em várias reuniões, faça intervalos a cada 1 hora para poder acalmar e relaxar.
Independente da duração da reunião, das pausas para descanso ou das eventuais dispersões da equipe, não permita que o tempo estoure: isso demonstrará falta de domínio da reunião, falta de preparo e falta de liderança; é melhor fechar a reunião e remarcar para outra data.
6. Crie um Plano de Ação
Ao término da reunião, você precisa ter encontrado soluções para os problemas iniciais, ou quem sabe, ter encontrado outros problemas para próximas reuniões. Independente do resultado, quase toda reunião enseja um resultado que deve ser executado. Por isso, ao fim da reunião, você precisa definir o que será, como será e quando será feito.
E agora, o que fazer?
Tudo isso que você leu e aprendeu hoje, não é tudo, mas é o básico para se ter uma reunião de sucesso. Sem algum desses pilares, a sua reunião corre o risco de ser um fracasso total. Busque seguir cada um desses passos e te damos uma dica extra! Anote os tópicos em um caderninho e utilize para montar seus objetivos, como uma espécie de roteiro da reunião.
Organizar e coordenar uma reunião, não é algo tão difícil quanto parece, é uma questão de trabalho em equipe. Se você dominar essa arte, preparar, gerir e ter bons resultados com uma reunião, será algo muito fácil para você!
Lembre-se: defina objetivos, compartilhe os objetivos, lidere a reunião, seja claro, determine o tempo de duração da reunião, crie uma ata com um plano de ação e você obterá sucesso!