Com a era digital cada vez mais presente nas empresas, muitos empresários ficam na dúvida sobre como deixar o arquivo morto da empresa ativo e organizado. Se este também é o seu caso, então nesse artigo você vai conhecer algumas dicas para organizar o arquivo morto que vão ajuda-lo a manter essa parte da sua empresa sempre à disposição, mas sem ocupar muito espaço na sua empresa.

Com as dicas que serão dadas nesse post, o seu arquivo morto passará a ter melhores condições de armazenamento, de modo que os documentos da sua empresa sejam guardados de forma organizada e segura.

Confira a seguir as 6 melhores dicas para organizar o arquivo morto do seu empreendimento e comece desde já a pôr em ordem os documentos que são importantes para a sua empresa.

A primeira dica para você organizar da melhor forma possível o arquivo morto da sua empresa é:

  1. Faça um planejamento eficaz

Antes mesmo de você começar a transferir os documentos para um novo local, procure fazer um planejamento, definindo prazos, delimitando as principais necessidades da sua empresa, conhecendo os desafios e buscando meios para supera-los.

Entenda que esse planejamento deve ser realizado antes da transferência dos documentos de um local para outro, até mesmo para evitar a perda ou a ocorrência de danos nos respectivos documentos.

Vale ressaltar também que é super importante que você mantenha o foco para conseguir migrar toda a documentação sem gerar nenhum prejuízo para a empresa.

  1. Estabeleça um espaço que não prejudique a circulação no ambiente

Após elaborar um planejamento para organizar o arquivo morto da sua empresa, a próxima dica para organizar esse arquivo consiste em definir um espaço que seja adequado para o armazenamento dos documentos do seu empreendimento.

Também é essencial que deixe tudo organizado para facilitar o acesso a esses documentos e que o espaço onde eles serão alocados seja adequado o suficiente para não comprometer a circulação no ambiente de trabalho.

Para que isso aconteça, é importante incluir no seu planejamento alguns itens que deixarão os documentos do arquivo morto mais organizados como é o caso de caixas, prateleiras, dentre outros.

Lembre-se de colocar no planejamento todos os itens necessários para deixar o arquivo morto em ordem, pois dessa forma você não colocará em risco dados e informações importantes relacionados à sua empresa.

  1. Realize treinamentos com a sua equipe

Para não transformar o acesso ao arquivo morto da sua empresa em uma experiência ruim para os seus funcionários, a dica é delimitar quem terá acesso a este local. Para isso, o mais indicado é você realizar um treinamento com a sua equipe, de modo que algumas pessoas apenas sejam treinadas para encontrar e arquivar documentos de forma rápida e eficaz.

Dessa forma, a sua empresa economiza tempo, otimiza os serviços e de quebra o arquivo morto se mantem em ordem por mais tempo.

  1. Delimite regras

Mesmo com o treinamento que você efetuou com a equipe que terá acesso ao arquivo morto, definir algumas regras de organização para aplicar neste local é essencial para garantir que os documentos da sua empresa estejam sempre organizados e seguros.

Esta é uma das dicas para organizar o arquivo morto que você precisa saber e deve aplicar na sua empresa caso queira ver o arquivo morto organizado e plenamente acessível.

  1. Defina um método de identificação

Seja lá qual for o tamanho do espaço que a sua empresa destina para esse arquivamento, o mais importante é que você mantenha sempre a organização e o fácil acesso das pessoas a estes documentos.

Por isso, uma das dicas para organizar o arquivo morto da sua empresa é definir um método para identificar com facilidade os documentos presentes neste arquivo.

Fazendo isso você economiza tempo, e no ramo do empreendedorismo tempo é dinheiro. Sendo assim, procure criar uma metodologia para facilitar a identificação dos documentos no arquivo morto e assim garantir aos documentos que forem mais importantes, uma organização adequada e segura.

  1. Digitalize a organização do arquivo morto

Como o papel é um material que está sujeito a ação do tempo, é importante que você encontre meios para aumentar a durabilidade dos documentos presentes nos arquivos da sua empresa.

Como fazer isso? Muito simples, basta fazer a digitalização de todos os documentos, antes mesmo de transferi-los para o arquivo morto.

Fazendo isso você não só facilita a busca por um determinado documento, como também evita a perda de informações importantes por conta da deterioração gerada pela ação do tempo.

Esta é uma medida simples, mas que pode se tornar bastante significativa com o passar do tempo, uma vez que todas as informações importantes da sua empresa serão preservadas com o passar do tempo.

Como pode notar quando se trata do arquivo morto da sua empresa, todo cuidado e atenção com relação a preservação dos documentos é necessário. Por isso, montar uma estrutura adequada, que mantenha os documentos em ordem e que facilite o acesso aos mesmos é algo super importante.

Procure seguir direitinho as dicas para organizar o arquivo morto que foram dadas acima que, sem dúvida alguma, você terá meios suficientes para manter esse espaço da sua empresa em ordem, e o mais importante, livre de qualquer coisa que possa comprometer a integridade dos documentos da sua empresa.

E então, gostou das dicas que foram dadas nesse post? Confira o infográfico com o prazo de guarda dos documentos!